複数のスタッフが入れる小さな会議室が自社内にあっても、100人以上を一度に収容できる大きな会議室を持っている企業はそれほど多くないはずです。さらに最近は、会議室を持たない中小企業も増えていることから、あらゆる用途に対応できる便利な「貸会議室」の需要が大きく高まっています。


貸会議室を利用する企業の場合、会議や商談を目的に取引先の担当者がアクセスしやすい場所に貸会議室を借りるといったケースが多いですが、その他にも数百人の参加者を招くセミナーやシンポジウムなどの会場として貸会議室を利用するケースもあります。


そこで今回は「貸会議室の魅力」をはじめ、貸会議室を利用して「催事を成功させるため」に知っておきたいことなどを色々と紹介させていただきます。


 

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催事会場として最適な貸会議室の魅力とは？

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展示会や季節に応じて実施するイベントなど、特別な催しごとのことを「催事」といいます。自社内に大きめの会議室があったとしても、催事の目的や目標としているゲストの人数を収容できなければ意味をなさないため、必要に応じて社外のレンタルスペースを利用する必要があります。


東京都内や大阪、名古屋などをはじめ、日本全国に様々な用途で利用できる催事場や展示場がありますが、それ以上に最近注目されているのが「貸会議室」という存在です。ここでは、催事会場として最適な「貸会議室の魅力」についてまとめています。


 

展示会やイベントなど、催事を実施する目的は企業や個人によって異なります。そのため、催事のテーマに合わせて「展示物が多いから出来るだけ広い部屋を利用したい」という要望もあれば、「とにかく駅から近い貸会議室を利用したい」といった要望もあります。


一般的な催事場や展示場の場合、すでに部屋の広さが決まっているため、催事の目的に合わなければ「部屋が広過ぎる」、「必要な機材や備品を設置できない」といった問題が生じかねません。


一方、貸会議室であれば「催事のテーマや目的に合った部屋を選べる」といったメリットがあります。一口に貸会議室といっても、部屋の広さや設備の種類などが異なります。そのため、催事の「目的」を事前にしっかり決めておけば、それぞれの用途に適した貸会議室選びをすることができますし、広さも十分で来場者に満足してもらえる質の高い催事を実施することができます。


 

催事の告知をみて会場に足を運ぶ来場者もいれば、中には「買い物のついでに寄ってみた」という来場者もいます。このように、実施する催事により多くの人を集客するために大切なことが「場所選び」です。


東京や大阪、名古屋などの主要都市をはじめ、全国各地にたくさんの貸会議室が点在していますが、その中でも催事会場にアクセスしやすいように「駅から近い貸会議室」や「主要駅から電車一本でいける貸会議室」、「乗り換えが少ない貸会議室」を選ぶことは効果的な集客を実施するための重要なポイントです。


最寄り駅から歩いて数分で到着できる貸会議室は人気が高いため、催事を実施することが決まったら早めに予約を入れることをおすすめします。


 

展示物を飾るテーブルや、来場者が座る椅子などはもちろん、「催事に必要な設備や備品が揃っている」ことも貸会議室を利用して催事を実施するメリットの一つです。


例えば、来場者に解説をしながら作品を紹介する展示会の場合、遠くの人にも声が届くようにマイクや音響設備、講演台などが必要になります。また、展示物をより美しく見せるために照明機器を効果的に利用したり、プロジェクターやスクリーンを使って映像を流したりする仕掛けが必要になる場合があります。


貸会議室は、このような催事に必要な機材や備品が充実していることが特徴で、わざわざ自分たちで備品を揃える負担を減らすことができます。


 

貸会議室は「法人だけでなく個人でも利用できる」ことから、需要を大きく伸ばしています。会議や打ち合わせ、セミナー、シンポジウム、会社説明会などで利用されるイメージが強い貸会議室ですが、最近は「女子会」や「同窓会」、「同好会」、「趣味の教室」など、仲の良いグループや友人同士で貸会議室をレンタルして利用する機会が増えています。


実際に、個人で活動しているアーティストの作品を展示する場所として貸会議室が利用されています。一般的な展示場に比べて、それほどコストが掛からない貸会議室は個人利用にも向いているほか、予算に合わせて様々な部屋から自由に選ぶことができると人気があります。


 

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催事を成功させるために知っておきたい貸会議室のこと

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法人に限らず、個人でも気軽に利用できる貸会議室の需要は年々高まっていますが、これから初めて利用されるという方向けに「催事を成功させるために知っておきたい貸会議室のこと」をいくつか簡単に紹介します。


 

イベントの目的に合わせて、会場に音楽を流したり、マイクを使ってパフォーマンスを行ったり、ということがあります。反対に、より静かな環境を求める展覧会の場合は隣の部屋から漏れる音にも敏感になります。


そのため、より良い催事にしたいと思ったら、貸会議室のようすを事前に内覧で確認することが大切ですが、それと同時に「防音設備」についてもきちんと確認しておくようにしましょう。


 
催事の目的に合った機材や備品が十分揃っている貸会議室ですが、それだけで満足してしまうのは少し危険です。特に、はじめて催事を実施する場合は「機材の使い方」を知らなかったせいで、当日になって上手く使えずに「進行が上手くいかない」といった問題が発生する恐れがあります。


そのため、催事当日になって慌てないためにも「事前に機材の使い方を習得する」ことが大切ですし、自分たちで操作できない場合は「貸会議室のスタッフにサポート」してもらえるように予めお願いをしておきましょう。


 

様々な利用目的で使える貸会議室は、女子会やパーティーなどでも頻繁に利用されています。その理由は、食事や飲み物をその場で楽しめる「ケータリングのサービス」が充実しているためです。


参加者同士の親交を深めることを目的にイベントを実施する場合は、場所を移動することなくその場で懇親会を実施できると、参加者にとっても、主催者にとっても移動の手間が省けて便利です。


 

催事への効果的な集客を実施しようと思ったときに大事なポイントが、「喫煙所の有無」です。催事の実施目的に合わせてターゲット顧客を絞った時に、喫煙者が多いと感じる場合は「喫煙所があるかないか」というポイントが会場選びの大きな要素になるためです。催事を実施する部屋から喫煙所が近く、敷地内に喫煙所がある場合は参加者に余計な負担をかけてしまうといった心配がありません。


 

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まとめ

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様々な目的で使える便利な貸会議室は、自社に会議室を持たない企業にとっても利便性の高いレンタルスペースです。


今回紹介したように、会議や打ち合わせ以外でも個人的にイベントや展覧会などを行う場合に貸会議室を利用することができ、色々と工夫を凝らした分だけ質の高い催事を実施することができます。


賃貸契約をすれば高価な駅近物件も、好きな時に利用できる貸会議室であれば格安料金で借りることができますし、より効率の良い集客を行うことができるはずです。

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